Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů/dodavatelů

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů společností SolarTep s.r.o. Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo ustanovení vysvětlíme.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účely a prostředky a rozhoduje o zpracování Vašich osobních údajů, tedy osobních údajů obchodních partnerů/dodavatelů, je spol. SolarTep s.r.o., se sídlem:Přemyslova 2833/5a, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň

IČO: 17117852, DIČ: CZ17117852 zapsaná v obchodním rejstříku Městského soudu V Plzni, sp. zn C 288555, (dále jen „SolarTep“). SolarTep nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jak a proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a souvisejícími právními předpisy.

3. Jaký je účel a právní základ zpracování osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme pouze pro následující účely: 

  • obchodní činnost,

  • jednání o uzavření smlouvy, plnění závazků ze smlouvy

  • poskytnutí souvisejících služeb,

  • plnění povinnosti podnikatele ve vztahu k orgánům státní správy a samosprávy,

  • evidenční, statistické účely,

  • marketingové a reklamní účely,

  • ochrany oprávněných zájmů SolarTep.

Právní základ zpracování je následující:

  • nezbytnost zpracování pro splnění závazku ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR,

  • nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti SolarTep dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR,

  • pro účely kontrol ze strany orgánů státní správy a samosprávy,

  • oprávněný zájem SolarTep dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – zajištění vztahů s obchodními partnery, zajištění zákaznické péče, zasílání obchodních sdělení SolarTep souvisejících se službou nebo zbožím, které je předmětem smlouvy.

4. Které Vaše osobní údaje zpracováváme? 

Zpracováváme zejména následující osobní údaje: jméno(a), příjmení, příp. akademické tituly, datum narození, IČO, DIČ, adresu trvalého, příp. přechodného bydliště, místa podnikání, doručovací nebo jinou kontaktní adresa, e-mailovou adresu a telefonní číslo, číslo bankovního účtu, podpis (v listinné nebo digitální podobě včetně metadat podpisu) , případně jakékoliv jiné osobní údaje, které souvisí nebo mohou být vytvořeny v souvislosti s uzavřením a plněním smlouvy nebo poskytnutím služeb.

Dále zpracováváme údaje související s Vaší písemnou a elektronickou komunikací s SolarTep a záznamy telefonických hovorů, chatové komunikace prostřednictvím zákaznického účtu, chat boxu, mobilní aplikace vč. identifikátorů, jako jsou IP adresy, údaje o prohlížeči a typu mobilního zařízení.

Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

Osobní údaje SolarTep zpracovává manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých jednatelů a případně i zpracovatelů (viz. bod 8 níže). Ochrana osobních údajů je ze strany SolarTep technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou. Údaje jsou zjišťovány a zpracovávány ke stanoveným, jednoznačným a legitimním účelům. Zpracování údajů neprobíhá způsobem, který by nebyl slučitelný s těmito účely. Jsou zjišťovány a zpracovávány pouze takové údaje, které jsou pro uvedený účel nezbytně nutné. 

5. Doba zpracování osobních údajů 

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu trvající vzájemné obchodní spolupráce a trvání účinků práv a povinností ze smlouvy nebo po dobu poskytování služeb a dále po dobu nutnou pro účely archivování podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy. V případě jednání o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, budeme zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 6 měsíců od příslušného jednání.

6. Komunikace se zákaznickou linkou SolarTep – nahrávání telefonických hovorů

Pokud s námi komunikujete telefonicky prostřednictvím zákaznické linky, jsou všechny naše hovory nahrávány. O nahrávání hovorů Vás informujeme vždy na začátku hovoru. Nahrávky hovorů jsou uloženy v našem interním informačním systému a jsou přiřazeny k Vašemu zákaznickému účtu. V případě, že s nahráváním hovorů nesouhlasíte, je potřeba hovor ukončit a zůstat s námi v kontaktu prostřednictvím e-mailu, zákaznického účtu nebo mobilní aplikace. Hovory nahráváme z důvodu oprávněných zájmů spol. SolarTep spočívajících v evidenci Vašich požadavků, návrhů nebo nároků, abychom je mohli zaznamenat, vyhodnotit, řádně vyřídit a ujistit se, že naše závazky ze smlouvy plníme řádně a včas, ale také proto, abychom vyřízení Vaších požadavků byli schopni prokázat, že naše standardy kvality komunikace a poskytovaných služeb, jsou dodrženy. Berte prosím na vědomí, že technologické řešení neumožňuje okamžitě zastavit nahrávání hovoru, ukáže-li se v jeho průběhu, že pro nahrávání neexistuje zákonný důvod, popř. že souhlas byl odvolán. V těchto případech si Váš požadavek poznamenáme a zadáme jej ke zpracování. Je-li Váš požadavek oprávněný a neexistuje-li další důvod ke zpracování záznamu, bude nahrávka hovoru trvale smazána ze všech úložišť nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce ode dne uskutečnění hovoru.

7. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje zabezpečujeme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. SolarTep realizuje následující technická a organizační opatření:

  • Ochrana před neoprávněným přístupem do prostor SolarTep je zabezpečena uzamykáním vchodových dveří,

  • Ochrana dokumentů v listinné podobě před neoprávněným kopírováním a užitím je zabezpečena uložením v uzamčené skříni v uzamčené kanceláři, ke které mají přístup pouze vybraní zaměstnanci SolarTep,

  • Ochrana elektronických dokumentů a ochrana před neoprávněným přístupem do sítě je zabezpečena přístupovým heslem, data jsou šifrována a přístup k sítím SolarTep je chráněn firewall,

V případě předání Vašich osobních údajů mimo SolarTep, smluvně zajišťujeme odpovídající úroveň ochrany dat a jejich zabezpečení dle příslušných právních předpisů. 

8. Komu dalšímu předáváme Vaše osobní údaje a proč?

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo SolarTep s výjimkou případů, kdy:

  • máme Váš souhlas;

  • Jde o člena skupiny SolarTep s.r.o. (SolarTep.pl Sp. z o.o., SolarTep Heat & Power Germany GmbH, SolarTep Italia S.r.l.);

  • třetí osoby pro nás v souladu s našimi pokyny správce (zpracovatelé osobních údajů) zajišťují technické a organizační služby, včetně provozu software a ukládání dat, a osoby zajišťující pro správce účetní a daňové služby či právní poradenství;

  • plníme povinnosti vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy nám tak ukládají obecně závazné právní předpisy.

  • Vaše osobní údaje nemáme v úmyslu předávat do zemí mimo EU nebo mezinárodním organizacím.

9. Jaká práva v souvislosti s ochranou osobních údajů můžete uplatnit?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva, která vůči nám jako správci můžete uplatnit:

  • právo získat potvrzení o rozsahu zpracování Vašich osobních údajů a na přístup k nim;

  • právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;

  • právo na výmaz nebo omezení zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;

  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají;

  • právo na přenesení Vašich osobních údajů k jinému správci.

V případě, že některé z Vašich osobních údajů zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, máte právo Váš souhlas se zpracováním takových osobních údajů kdykoliv odvolat.

Veškerá svá práva můžete uplatnit písemným podáním doručeným správci na adresu sídla SolarTep nebo na e-mailovou adresu info@SolarTep.cz.

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

IČO: 708 37 627

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz

IDSS: qkbaa2n

podatelna: posta@uoou.cz

Informace o zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání u společnosti

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů zaměstnavatelem, kterým je společnost SolarTep s.r.o. Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo ustanovení vysvětlíme.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účely a prostředky a rozhoduje o zpracování Vašich osobních údajů, tedy osobních údajů uchazečů o zaměstnání, je spol. SolarTep s.r.o., se sídlem:Přemyslova 2833/5a, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň

IČO: 17117852, DIČ: CZ17117852 zapsaná OR MS V Plzni, sp. zn. C 288555, (dále jen „SolarTep“).

2. Jak a proč jsou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Při zpracovávání osobních údajů se řídíme příslušnými právními předpisy, zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a souvisejícími právními předpisy.

SolarTep zpracovává Vaše osobní údaje pouze za účelem jejich využití při výběru budoucích jednatelů, včetně oznámení o budoucích pracovních příležitostech, posouzení vhodnosti uchazeče na pracovní místo a k jeho kontaktování, přípravu a průběh přijímacího řízení. Pokud bude žádost o zaměstnání posouzena kladně a uchazeč o zaměstnání začne u SolarTep pracovat, budou osobní údaje předány do osobního spisu dané osoby jako zaměstnance a budou zpracovávány pro pracovněprávní účely v souladu s interními pravidly SolarTep.

SolarTep zpracovává osobní údaje po dobu trvání výběrového a přijímacího řízení a po jeho ukončení max. po období 1 roku pro případný opakovaný zájem. Po tomto období nebo okamžitě na výslovnou žádost uchazeče, jsou osobní údaje zlikvidovány.

SolarTep se zavazuje, že nebude zpracovávat Vaše osobní údaje způsobem, který je s výše uvedenými účely neslučitelný.

Uchazeč bere na vědomí, že SolarTep zpracovává jeho osobní údaje bez jeho souhlasu, a to na základě „oprávněného zájmu“ seznámit se s údaji o uchazeči o zaměstnání a uskutečnění zodpovědného výběru na příslušné pracovní pozice [v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR].

Při zpracovávání Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

Osobní údaje SolarTep zpracovává manuálně i automaticky přímo prostřednictvím svých jednatelů a případně i zpracovatelů (viz. bod 5 níže). Ochrana osobních údajů je ze strany SolarTep technicky a organizačně zabezpečena v souladu s platnou právní úpravou.

3. Které Vaše osobní údaje zpracováváme? 

Za výše uvedenými účely zpracovává SolarTep kategorie osobních údajů, které mohou zahrnovat zejména (nejčastěji ve formě zaslaného životopisu uchazeče):

  • jméno a příjmení, včetně akademických titulů;

  • adresa trvalého bydliště příp. přechodného bydliště, doručovací adresa; 

  • telefonní číslo;

  • emailová adresa;

4. Jak chráníme Vaše osobní údaje?

Můžete si být naprosto jisti, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. U SolarTep platí přísná pravidla stanovující, který zaměstnanec i útvar může mít přístup k Vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat, což blíže upravují vnitřní předpisy SolarTep. V případě předání Vašich osobních údajů mimo SolarTep, smluvně zajišťujeme odpovídající úroveň jejich zabezpečení dle příslušných právních předpisů. 

5. Komu dalšímu předáváme Vaše osobní údaje a proč?

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme mimo SolarTep s výjimkou případů, kdy:

  • máme Váš souhlas,

  • jde o člena skupiny SolarTep s.r.o. (SolarTep.pl Sp. z o.o., SolarTep Heat & Power Germany GmbH, SolarTep Italia S.r.l.);

  • výběrové řízení probíhá za účasti zprostředkovatele zaměstnání, příslušného úřadu práce, nebo poskytovatele služeb řízení procesu náboru jednatelů.

Vaše osobní údaje budou zpřístupněny jen osobám,  které mají zákonnou nebo smluvní povinnost zachovávat mlčenlivost.

Vaše osobní údaje nemáme v úmyslu předávat do zemí mimo EU nebo mezinárodním organizacím.

6. Jaká práva v souvislosti s ochranou osobních údajů můžete uplatnit?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům, které zpracováváme, máte následující práva, která vůči nám jako správci můžete uplatnit:

  • právo získat potvrzení o rozsahu zpracování Vašich osobních údajů a na přístup k nim;

  • právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;

  • právo na výmaz nebo omezení zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;

  • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají;

  • právo na přenesení Vašich osobních údajů k jinému správci.

Veškerá svá práva můžete uplatnit písemným podáním doručeným správci na adresu sídla SolarTep nebo na e-mail info@SolarTep.cz.

Pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

IČO: 708 37 627

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz

IDSS: qkbaa2n

podatelna: posta@uoou.cz

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků

Tímto dokumentem Vám poskytujeme informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů společností SolarTep s.r.o. Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo ustanovení vysvětlíme.

PODMÍNKY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU 

  • Totožnost a kontaktní údaje správce
      1. Správcem osobních údajů je obchodní společnost SolarTep, s.r.o., IČO: 17117852, DIČ: CZ017117852, se sídlem Přemyslova 2833/5a, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni, oddíl C, vložka 42223.
      2. Kontaktní údaje Správce jsou následující: adresa pro doručování Přemyslova 2833/5a, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň, adresa elektronické pošty info@solartep.cz, telefon +420 774 220 033 (dále jen „Kontaktní údaje Správce“).
      3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.
  • Poskytnutí osobních údajů
    1. Návštěvník internetové stránky www.solartep.cz jako fyzická osoba (dále jen „Subjekt údajů“) vyplněním a odesláním svých údajů v kontaktním formuláři na internetových stránkách Správce uděluje Správci souhlas se zpracováním osobních údajů (dále jen „Souhlas“) dle čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále též jako „GDPR“). Správce v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje Subjektu údajů dle čl. 13 GDPR níže uvedené informace.
    2. Správce bude na základě uděleného Souhlasu o Subjektu údajů zpracovávat následující osobní údaje:
  • jméno a příjmení, pokud bylo vyplněno;
  • emailová adresa, pokud byla vyplněna;
  • telefonní číslo, pokud bylo vyplněno;
  • adresa bydliště či korespondenční adresa, pokud byly vyplněny jako potenciálně relevantní údaj;
  • bankovní údaje, pokud byly vyplněny jako potenciálně relevantní údaj;
  • jiné osobní údaje, pokud je Subjekt údajů uvedl jako potenciálně relevantní údaj;

(dále jen „Osobní údaje“).

  • Účel zpracování Osobních údajů
      1. Správce bude na základě tohoto Souhlasu zpracovávat Osobní údaje pro zpracování nabídek a poptávek a dalších dotazů či žádostí Subjektů údajů zasílaných Správci prostřednictvím kontaktního formuláře na internetových stránkách Správce.
      2. Ze strany Správce nedochází na základě Souhlasu k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.
      3. Udělení Souhlasu není smluvním požadavkem Správce a není jím podmíněno další trvání jakéhokoli vztahu.
  • Další příjemci Osobních údajů
      1. Osobní údaje Subjektu údajů mohou být Správcem zpřístupněny těmto třetím osobám:
        1. osobám majetkově propojeným se Správcem;
        2. osobám poskytujícím Správci a/nebo dalším příjemcům serverové, webové, cloudové nebo IT služby.
      2. Správce nemá v úmyslu předat Osobní údaje Subjektu údajů do třetí země či mezinárodní organizaci.
  • Doba uložení Osobních údajů
      1. Osobní údaje Subjektu údajů budou Správcem zpracovávány po dobu potřebnou k naplnění účelu zpracování Osobních údajů, nejdéle však po dobu ekonomické činnosti Správce, nejdéle však 3 roky, nevyžádá-li si jiný zájem či jiný zákonný titul zpracování delší dobu.
  • Práva Subjektu údajů
      1. V souladu s předpisy na ochranu osobních údajů má Subjekt údajů tato práva:
        1. Právo na přístup k Osobním údajům u Správce, což znamená, že Subjekt údajů může kdykoliv požádat o potvrzení Správce, zda Osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda má právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud Osobní údaje byly získány, a zda dochází na základě zpracování Osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Subjekt údajů má také právo získat kopii Osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může Správce požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů;
        2. Právo na opravu Osobních údajů, což znamená, že Subjekt údajů může kdykoliv požádat Správce o opravu či doplnění Osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné;
        3. Právo na výmaz Osobních údajů, což znamená, že Správce musí vymazat Osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další důvod pro zpracování, (iii) Subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) zpracování je protiprávní nebo (v) to ukládá zákonná povinnost;
        4. Právo na omezení zpracování Osobních údajů, což znamená, že dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování Osobních údajů, konkrétně pokud (i) Subjekt údajů popírá přesnost Osobních údajů, (ii) zpracování je protiprávní, ale místo výmazu Osobních údajů chce Subjekt údajů jejich zpracování pouze omezit, (iii) Správce již Osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Subjekt údajů ano, nebo (iv) pokud Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování dle čl. 6.1.6. této informační doložky, tak Správce může mít Osobní údaje pouze uloženy a další zpracování je podmíněno souhlasem Subjektu údajů, případně tím, že tyto Osobní údaje jsou potřeba z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků;
        5. Právo na přenositelnost údajů, což znamená, že Subjekt údajů má právo získat Osobní údaje, které poskytl Správci se souhlasem ke zpracování nebo pro účely plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále má právo, je-li to technicky proveditelné, aby Správce tyto údaje předal jinému správci;
        6. Právo vznést námitku proti zpravování Osobních údajů, což znamená, že Subjekt údajů může u Správce podat písemnou či elektronickou námitku proti zpracování svých Osobních údajů, čímž způsobí, že Správce Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy Subjektu údajů nebo jeho právy a svobodami.
      2. Veškerá svá práva, stanovená předchozím odstavcem, může Subjekt údajů uplatnit u Správce buďto písemnou formou doporučeným dopisem či elektronickou formou na Kontaktních údajích Správce.
      3. Dále má Subjekt údajů právo podat stížnost proti zpracování Osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (web: www.uoou.cz).
  • Odvolání souhlasu
    1. Tento Souhlas může Subjekt údajů kdykoliv odvolat, tudíž tak lze učinit i před skončením výše uvedených skutečností. Souhlas může Subjekt údajů odvolat prostřednictvím formuláře dostupného u Správce nebo libovolnou formou prostřednictvím Kontaktních údajů Správce.
    2. Odvoláním Souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze Souhlasu, který byl udělen před jeho odvoláním. Po skončení platnosti Souhlasu v souladu s tímto článkem Osobní údaje budou smazány, pokud pro jejich další zpracování nebude existovat jiný zákonný důvod.